Como Melhorar a Produtividade de Reuniões em Sua Empresa

Hoje é muito comum nas empresas os colaboradores participarem de reuniões, e ao sair delas sentem que ela não foi produtiva, e só tomou tempo dos participantes. A idéia deste artigo é abordar algumas dicas de como deixar as reuniões de sua empresa mais produtivas, maximizando assim o tempo dos colaboradores para gerar mais resultado para sua empresa. Um reunião tem como principal objetivo a tomada de uma decisão coletiva, através do qual os envolvidos, após a exposição e discussão de suas idéias e argumentos conseguem chegar a uma conclusão capaz de atingir as expectativas e objetivos de todos os que mantinham interesses em seus resultados.

Mas em muitas reuniões, mesmo de diferentes tamanhos e portes de empresas, não é isso que acontece. Muitas vezes são necessárias diversas reuniões para chegar a uma decisão, e acredite, na maioria das vezes isto esta completamente ligado a quem conduz a reunião. Diversos manuais tentam criar modelos de condução para reuniões, mas vamos mostrar aqui simples regras para fazer com que você conduza as reuniões de forma produtiva em sua empresa.

Melhorar a Produtividade de Reuniões em Sua Empresa – Regras Básicas

Resumimos as principais regras a fim de tornar suas reuniões mais produtivas. É claro que estas regras podem mudar conforme as necessidades da reunião.

• Defina sua necessidade real – ela pode ser substituída por outra forma de decisão?
• Defina seu Objetivo – Defina claramente o objetivo o que se pretende com esta reunião?
• Defina sua finalidade – para que serve essa reunião? O que vai trazer de valor agregado aos processos envolvidos?
• Levante suas oportunidades – em relação ao tema que será discutido, o momento da reunião é o mais adequado? Existe a disponibilidade dos colaboradores interessados e com poder de tomar alguma decisão participarem dessa reunião?
• Qual seu custo – o benefício gerado pelo evento justifica o investimento que será feito na reunião? Esse custo deve levar em consideração o tempo, valor hora dos envolvidos e também os recursos materiais.
• Defina o local da reunião – qual o melhor local para se efetivar a reunião? Qual a disponibilidade de espaço que otimize o conforto e a liberdade dos participantes?

Responder a todas as questões acima sem dúvidas é o primeiro passo para definir se você deve realmente convocar a reunião, e suas respostas ajudaram a prepara uma pauta para fazer com que a reunião em sua empresa seja realmente produtiva. Além disso, a maneira como a reunião será conduzida também impacta muito.

Conduzindo uma Reunião Produtiva

A atuação junto a todos os participantes da reunião é importante para garantir a produtividade. Procure se atentar aos tópicos abaixo:

• Ao se dirigir aos participantes, com o intuito de obtermos esforço para objetivos, resultados, lucros, metas, ou concordância com nossas idéias; procure utilizar uma linguagem de gestão cobradora e colaborativa

• Quando mostrar ou levantar erros cometidos pelas áreas envolvidas, procure não simplesmente apontar os erros, julgando seus geradores, mas sim adotar uma linguagem de questionamento, descrevendo fatos, orientando para resultados, provocando nos demais uma atitude de acompanhamento do seu raciocínio e buscar um solução para os problemas gerados,

• Quando discutimos pontos sensíveis, capazes de gerar desconforto a algum ou a todos os participantes e ansiedade entre os demais, foque em firmar sua posição, clarificando-a, ou simplesmente adotando uma posição de neutralidade, sem comprometimento ou apoio a outras pessoas/instituições.

• Se a pauta envolve algo com condições de provocar algum tipo de perda ou que afete de forma negativa os demais participantes, posicione-nos empaticamente aos participantes da reunião.

Além desses tópicos relacionados acima, alguns outros pontos são importantes para você preparar uma reunião. Na hora da reunião tome cuidado com em não estender muito as reuniões, abranger muitos tópicos em uma mesma agenda, chame os participantes corretos, confirme a presença de todos, prepare a sala e o local para reunião,  prepare e planeje bem a pauta que será discutida, prepare o material necessário para a reunião e se preocupe principalmente com uma conclusão, e se for necessário estabeleça os próximos passos para cada participante.

Para evitar a má impressão dos participantes, evite atrasos, locais inadequados, falta de objetividade e também assuntos paralelos competindo aos temas principais.

Concluindo, para melhorar a produtividade de reuniões em sua empresa procure sempre planejar bem a reunião e obedecer as dicas que passamos acima. Aproveite sempre as discuções, pois através delas podem surgir as melhores idéias nas reuniões.